Praxistipps zur Verwaltung von Bußgeldern und Geldauflagen

Die Verwaltung von Bußgeldern und Geldauflagen wird in vielen Einrichtungen eher stiefmütterlich behandelt. Oftmals läuft dieser Bereich nebenbei und wird sogar fernab von der Fundraisingabteilung in der Buchhaltung abgewickelt.

Folge ist, dass in vielen Organisationen kaum bzw. keine Informationen über ihre Zuweiserinnen und Zuweiser vorhanden sind. Das ist zum einen recht verwunderlich, da teilweise Gelder in Höhe von drei bis fünfstelligen Summen eingehen, aber quasi niemand diesen Posten Beachtung schenkt. Die Gelder fließen auf die Konten, werden verbucht und tragen ihren Beitrag zur Jahresbilanz bei. Echte Aufmerksamkeit wird Geldauflagen oftmals erst dann zuteil, wenn es zu spät ist – wenn der Geldfluss bereits versiegt ist. Erst dann werden Fragen (Woher? Wann? Wie oft? etc.) gestellt, jedoch selten Analysen anvisiert.

Der sorgsame Umgang mit eingehenden Bußgeldern und Geldauflagen auf einem separaten Geldauflagenkonto ist jedoch aus zwei verschiedenen Aspekten von großer Bedeutung:

1. Der Fall ist erst abgeschlossen, wenn die letzte Rate eingezahlt wurde 
Geldauflagen werden von den Zahlungspflichtigen meist in Form von Raten gezahlt. Die jeweilige Akte wird erst dann geschlossen, wenn auch der letzte Zahlungseingang erfolgt ist. Daher ist es notwendig, die zuständige Behörde über eventuelle Zahlungsrückstände bzw. über den Abschluss der Ratenzahlung zu informieren. Auch müssen Rückstände zeitnah angemahnt werden. Erfolgt diese Information nicht zeitnah, bedeutet das für den Zuweiser einen erheblichen Mehraufwand. Dieser führt mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit dazu, dass die begünstigte Organisation in Zukunft durch diesen Zuweiser nicht mehr berücksichtigt wird. 

Rücküberweisung eines Cents bzw. Euros auf das Einzahlerkonto 
Aus diesem Grund ist es ratsam, Geldauflagen, die ohne Angabe des Aktenzeichens eingehen, unbedingt auf ihre Herkunft bzw. den Fallzusammenhang zu überprüfen. Um an die fehlende Information zu gelangen, ist eine Praxis empfehlenswert, die auch in der Spenderbindung angewendet wird: Die Rücküberweisung eines Cents bzw. Euros auf das Einzahlerkonto mit der Bitte, Auskunft über das Aktenzeichen zu geben. Mit diesem Verfahren haben bereits mehrere Organisationen gute Erfahrungen im Bereich Geldauflagen gemacht.

2. Zuweiser sind so wichtig wie Top-Spender 
Zuweisende Richter und Staatsanwälte sind bei genauerer Betrachtung nichts anderes als Top-Spender. Zumindest haben sie für die Bilanzen von vielen Organisationen einen ähnlichen Stellenwert. Daher ist es ratsam, genau zu wissen, wer diese unbekannten Gönner sind, wann sie zuweisen und welche Summen. Das bedeutet aber nicht, dass Fundraiser versuchen sollten, Zuweiser mit denselben Instrumenten zu „bespielen“ wie ihre High-Donor-Gruppe. 

Persönlicher Kontakt bildet wichtigen Baustein für dauerhafte Zuweiserbindung
Beim mehrmaligen Erhalt höherer Summen sollte man sich aber nicht scheuen, Kontakt zu dem entsprechenden Zuweiser aufzunehmen. Das kann zunächst ein kurzes Telefonat des Fundraisers sein. Um nicht gleich mit einem überschwänglichen Dank „ins Haus zu fallen“ ist es denkbar, dass man den Zuweiser lediglich über den Stand des Geldeingangs informiert. Reagiert er positiv, sind Bedankung und Beschreibung der Gelderverwendung durchaus angebracht. Lässt sich im Laufe der Zeit eine engere Bindung des Zuweisers an die Organisation beobachten, ist es eventuell sogar sehr förderlich, der Behörde einen Besuch abzustatten. Dabei darf allerdings nicht vergessen werden, dass Zuweiser sehr darauf bedacht sind, nicht in den Verdacht der Mauschelei zu geraten.