Mailings optimieren: Interview mit Dirk Rein, Mailingexperte der Caritas

Zum Thema „neue Möglichkeiten beim Einsatz von Spendermailings“ führten wir ein Interview mit Dirk Rein, dem Einrichtungsleiter der Caritas Werkstätten St. Johannes in Mayen (Eifel), einem Unternehmen der St. Raphael Caritas Alten- und Behindertenhilfe GmbH. Professionelle Dienstleistungen im Bereich Druck (Offset/Digital) und Lettershop gehören unter anderem zum Leistungsspektrum der Caritas Werkstätten. Sie betreuen seit vielen Jahren Mailingaktionen von Kunden aus dem Non-Profit- und Profit-Bereich.

Fundraisingpraxis: Für Non-Profit-Organisationen ist der Einsatz von Mailings für die Neuspendergewinnung aber auch für das Upgrading von Unterstützern ein wichtiges Fundraisinginstrument. Welche Möglichkeiten der Versendung bieten sich an?

Dirk Rein: Grundsätzlich gibt es drei Arten der Postbeförderung: die Versendung per Infopost, per Infopost Vario und per Infobrief. Wichtig bei der Infopost ist die Versendung inhaltsgleicher Sendungen mit mindestens 250 Sendungen je Leitregion. Bei Vernachlässigen der Leitregion benötigt man eine Gesamtauflage von mindestens 4.000 Sendungen. Der Vorteil der Infopost ist der Versand von schweren Sendungen ab 20 Gramm. Abgerechnet wird anhand des tatsächlichen Gewichts.

Die zweite Möglichkeit des Versendens ist per Infopost Vario. Hierbei gibt es einige Besonderheiten im Bereich Sendungsinhalt: im Gegensatz zur Infopost muss nur ein Basismailing - wie zum Beispiel das Anschreiben - bei allen Sendungen gleich sein. Dabei darf es sich nicht um Werbung mit Preisangaben handeln, sondern es müssen Inhalte wie Spendenaufrufe oder Dienstleistungspräsentationen transportiert werden. Außerdem müssen alle Sendungen das gleiche Hüllenformat aufweisen und dürfen keine Beilagen eines weiteren Absenders enthalten.

Die dritte Versendungsart bei Mailings ist der so genannte Infobrief. Sendungen, welche die Mindestanzahl für die Einlieferung als Infopost nicht erreichen, werden als Infobrief verschickt. Nachteilig hierbei ist das Gewichtskonzept, da es nur zwei Gewichtseinheiten gibt, was bei größeren Auflagen zu sehr hohen Kosten führt.

Fundraisingpraxis: Was sind die Besonderheiten von Infopost und Infopost Vario? Worauf muss ich als Organisation bei der Versendung achten?

Dirk Rein: Infopost bietet sich grundsätzlich ab 4.000 inhaltsgleichen Sendungen an. Infopost Vario bietet sich ebenfalls ab 4.000 Sendungen an, allerdings hat die Organisation hier die Möglichkeit, auf Regionalisierungen einzugehen. Möglich sind unterschiedliche Inhalte im Text und oder in der Anzahl der Beilagen.

Wichtig bei allen Arten der Infopost ist allerdings eine Sortierung nach Postleitzahl bzw. bei Infopost Vario nach Postleitzahl und Sorte. Letztendlich hängt es von der Deutschen Post ab, ob eine Sendung Infopost oder Infopost Vario ist. Es ist deshalb ratsam, vorab ein Muster an die Post zu schicken und dies mit dem zuständigen Post-Mitarbeiter zu klären. So können Sie oder Ihr Dienstleister spätere Schwierigkeiten vermeiden.

Fundraisingpraxis: Wie kann ich als Organisation bereits im Vorfeld zu hohe Portokosten vermeiden und wie erkenne ich hier einen guten Dienstleister?

Dirk Rein: Viele unserer Kunden lassen sich Gewichtstabellen von uns als Dienstleister erstellen. Daraus lässt sich ablesen, welche Inhalte zu welchen voraussichtlichen Portokosten führen. Gegebenenfalls kann dann auf eine leichtere Papiersorte zugegriffen werden, um bestimmte Portogrenzen einzuhalten. Auch durch Überprüfen der Adressdaten können wir Kosten optimieren. So bieten wir unseren Kunden vor dem Versenden einen Dublettenabgleich an und prüfen die postalische Richtigkeit der Adressen. Außerdem können Adressaten aus dem Datenbestand entfernt werden, die sich in einer sogenannten „Robinsonliste“ haben registrieren lassen, um keine unaufgeforderten Werbesendungen zu bekommen.

Ein guter Dienstleister hat also die Portooptimierung immer im Blick. Ein konkretes Beispiel: Wenn Sie 3.000 Versendungen haben, können Sie trotzdem die günstige Infopostversendung nutzen. Sie zahlen dann einfach bis auf 4.000 Stück auf, d.h. 4.000 mal 0,25 Euro und zahlen 1.000 Euro, Würden Sie die 3.000 Sendungen über Infobrief versenden, wäre das Porto um 50 Euro höher. Bei mehreren Mailings im Jahr kann auch hier eingespart werden.

Als letzter Tipp: Wenn Sie regelmäßig Mailings versenden, kann eine eigene Portokarte sinnvoll sein. Die damit erzielbaren Rabattierungen sorgen direkt für eine Senkung Ihrer Portokosten. Vereinbaren Sie mit Ihrem Dienstleister die Nutzung Ihrer Portokarte.

Fundraisingpraxis: Wie lassen sich Offline-Kommunikation (Mailing) und Online-Kommunikation (Internet) optimal nutzen bzw. ergänzen?

Dirk Rein: Ein gut gemachtes Mailing kann ein wirklicher Türöffner beim Erstkontakt mit Neukunden sein. Das Mailing ist ein klassisches Instrument und wirkt daher seriös und ernsthaft. Der potentielle Kunde hält etwas in der Hand und bekommt einen Überblick präsentiert. Dieser Überblick muss für den Leser so interessant sein, dass ein Bedürfnis nach mehr Informationen geweckt wird. Im Mailing sollte deshalb auf das Online-Angebot hingewiesen werden. Die Vorteile hier: das Internet ist interaktiv und vernetzt und kann detaillierte Informationen liefern. Zudem ist der Zugriff auf Online-Angebote zeitlich unabhängig möglich.